Ilustração: Isabela Mosquini

Método Kanban: 7 vantagens do sistema

Entenda tudo sobre o que é Kanban, como aplicar o método no seu fluxo de trabalho, 4 sites para colocar em prática e mais! 💡

Conteúdo escrito por Marina Soares, produtora de conteúdo.

Você já ouviu falar em Kanban? Esse nome, que pode ser um tanto estranho para quem não está acostumado, é dado a um método que busca melhorar o fluxo de trabalho nas organizações. Hoje, o método virou quase uma necessidade para quem migrou ao trabalho remoto na pandemia! 🖥️

Nesse artigo vamos te explicar cada detalhe do que é o método, quais as vantagens para as organizações e colaboradores, como utilizar o sistema na sua empresa e, além disso, apresentar os melhores sites para colocar o Kanban em prática, incluindo o que usamos aqui no Bridge! Vem com a gente. 😉

  • O que é o sistema Kanban?
  • Qual a diferença entre Kanban e Scrum?
  • Como surgiu o Kanban?
  • As 7 vantagens do sistema no trabalho
  • Tipos de Kanban
  • Como aplicar o kanban no seu fluxo de trabalho?
  • 4 sites para colocar o Kanban em prática

O que é o sistema Kanban?

Kanban é um termo que, em tradução do japonês, significa “cartão”. Trata-se de um sistema visual para gerenciamento das tarefas e produção de trabalho, que consiste na visualização geral do que está sendo desenvolvido, com acompanhamento de cada passo da tarefa.

O legal do sistema é que praticamente qualquer colaborador de qualquer função pode aplicar os princípios de metodologia Kanban, seja virtual ou fisicamente.

O sistema busca ser, acima de tudo, ágil e visual. Com agilidade, as tarefas são desenvolvidas com maior facilidade e toda a equipe de trabalho consegue acompanhar em que fase do processo cada um se encontra.

E esse acompanhamento é visual, pois os cartões (ou outros objetos que identificam cada tarefa) estão posicionados em locais como “para fazer”, “fazendo”, “feito”, ou outros diversos modos de customizar o kanban para um fluxo de trabalho específico.

Qual a diferença entre Kanban e Scrum?

Muitas vezes os dois termos podem ser confundidos, mas vamos entender:

Apesar de serem duas metodologias complementares, Scrum e Kanban são diferentes. O Kanban funciona de forma contínua e fluida, enquanto o método Scrum é feito com base em sprints (ciclos de metas dentro de determinado tempo) e, geralmente, são feitos de trabalhos curtos e estruturados.

Como surgiu o Kanban?

Lá em 1940, o engenheiro e empresário Taiichi Ohno criou o famoso sistema toyotista, que engloba as técnicas Just In Time, Nivelamento de Produção, Lean Manufacturing e o querido Kanban.

A ideia do Taiichi veio ao perceber que nas fábricas da Toyota havia um desequilíbrio entre as fases de produção, que acarretava em lentidão no processo e prejuízos financeiros. Assim, a produtividade e eficiência eram baixas quando comparadas às outras empresas automotivas.

Por exemplo, se a lataria de um carro demorava um dia para ser feita, a pintura da lataria era feita em uma hora e havia o mesmo número de funcionários e máquinas em cada uma, é claro que o pessoal da pintura vai ficar um tempo de bobeira, certo?

Então, o sistema Toyota veio para botar ordem no funcionamento da empresa. Com o passar do tempo, ele foi implementado em todo o mundo, por ser um sistema flexível e eficiente que reduziu custos e leva a maior produtividade.

Já a aplicação do método no mundo da informática aconteceu em 2004, por David J. Anderson. David escreveu um livro sobre a adaptação do sistema, chamado “Kanban: mudança evolucionária de sucesso para o seu negócio de tecnologia”.

As 7 vantagens do sistema no trabalho

Agora, você já sabe que o método pode levar produtividade e agilidade no funcionamento do fluxo de trabalho. Mas outras questões importantes também são vantagens do Kanban.

1 — Equilíbrio de processos

Com a execução correta, é possível mensurar o que vem antes e depois, para que não ocorra um gargalo na produção e um processo não seja atrasado por conta de um passo anterior não finalizado.

2 — Autonomia

A equipe verifica sozinha o andamento do trabalho. Na maioria dos casos, os próprios colaboradores alteram as atividades no andamento.

3 — Redução de custos

Com a representação visual, é possível encontrar recursos desperdiçados, sejam eles de trabalho humano ou de material.

4 — Respeito à capacidade produtiva

Com a limitação na quantidade de trabalho que cada equipe desempenha, é possível respeitar a velocidade saudável no andamento do trabalho, sem que sejam feitas metas inalcançáveis que desgastam e desmotivam os colaboradores.

5 — Colaboração

Com a ajuda de todos, os colaboradores se sentem parte do processo e sentem que cada passo é necessário para o funcionamento total.

6 — Menos burocracias

Sem os relatórios detalhados de controle, poupa-se tempo de quem deveria elaborar os documentos, além de tornar a comunicação mais fácil e dinâmica.

7 — Integração no trabalho remoto

O sistema é um grande aliado para manter saúde e integração das equipes no trabalho remoto, pois com todos os trabalhadores exercendo suas atividades em casa, a tendência é que o grupo se afaste e cada colaborador se sinta sozinho. Com o Kanban, todos conseguem visualizar o progresso individual e conjunto.

Como aplicar o kanban no seu fluxo de trabalho?

O primeiro passo é mapear os processos produtivos. Ou seja, identificar as tarefas que são feitas para realizar os trabalhos e descrevê-las.

Por exemplo, para fazer este artigo que você está lendo, foram necessários os seguintes passos de elaboração:

  • Briefing (Tarefas a serem feitas);
  • Escrita (Fazendo);
  • Revisão (Validação);
  • E postagem (Feito).

Depois, é importante priorizar e padronizar etapas. Nessa parte, é importante que sejam criadas seções, padrões de cores, nomes, etiquetas de priorização, quem é responsável por cada coisa e por aí vai.

Então, deve-se treinar os colaboradores. Com tudo certo no fluxo que a organização escolher, todos devem entender como usar a ferramenta e qual o sentido do sistema, eliminando dúvidas e alinhando todos os pontos.

Após o início da utilização, é importante investir na melhoria contínua. Mesmo que o método seja muito bem pensado e aplicado de forma personalizada para a empresa, alguns gargalos ainda ocorrerão e, para isso, o pessoal que cuida do sistema deve sempre efetuar necessários ajustes. Somente com o método em prática os problemas aparecerão e devem ser solucionados.

Fun fact: Aqui no Bridge, temos uma Frente no Núcleo de Gestão que é dedicada exclusivamente à Melhoria Contínua dos fluxos de trabalho das equipes! 🤗

4 sites para colocar o Kanban em prática

Diversos sites para organização de trabalho funcionam com base no sistema Kanban. Por isso, trouxemos uma breve lista dentre as quase infinitas opções online, olha só:

1 — Trello

O mais conhecido e mais utilizado não é famoso por acaso. O Trello possui um layout simples, mas contempla muitas funcionalidades úteis. Na prática, é como um quadro branco preenchido com post-its, que possibilita marcação de usuários, utilização de hashtags e etiquetas, uso de cores, capas, comentários, checklists, calendário e muito mais.

O Trello permite a criação de até 10 quadros por equipe, na sua versão gratuita. Você pode criar um quadro para cada projeto ou Frente da sua organização, por exemplo. Ou, se ainda está na época de estudos, pode organizar quadros diferentes para as matérias de cada semestre!

Esse pode ser instalado tanto no computador quanto no celular, além de possuir a versão Web. O Trello também possui a versão paga para as organizações que quiserem ainda mais ferramentas, mas a versão gratuita já garante uma boa funcionalidade para a maior parte dos usuários.

É ele que o Bridge usa para organizar o Núcleo de Gestão! 👩🏻‍💻

Imagem: Divulgação Trello

2 — iceScrum

Muito parecido com o Trello, o iceScrum é feito também com o modelo de post-its com a possibilidade de cada membro da equipe receber uma função. O grande diferencial é a criação de gráficos automáticos que permitem que a equipe acompanhe o andamento do projeto com base em sprints.

A versão paga é a partir de € 8,90/mês e possui versão de teste grátis.

Imagem: Divulgação Icescrum

3 — Asana

O Asana pode ser utilizado em forma de quadro, lista, cronograma ou calendário, dependendo da preferência da sua equipe. As opções de formulários e regras no site são diferenciais positivos, pois possibilitam a padronização de processos.

Além disso, o site possui caixa de entrada que mostra tudo o que foi designado para o usuário, busca avançada, curtidas, marcos e seções.

Imagem: Divulgação Asana

4 — Monday.com

Com mais de 200 templates de quadros ou supertabelas, o monday.com é bem personalizável e possibilita a conexão entre quadros e também possui versão mobile para iOS e Android.

Monday é o mais completo da lista e é utilizado por diversas empresas grandes na gestão de projetos, porém não possui uma versão gratuita. O plano básico custa R$30,00/mês para cada usuário.

Imagem: Divulgação Monday.com

E aí, curtiu entender sobre o método Kanban? Nós aqui do Bridge utilizamos o sistema e recomendamos demais!

Então, se você gostou, deixa umas palmas para a gente, manda pro seu colega de trabalho que precisa ler esse texto e segue o nosso perfil aqui no Medium, no Instagram e no LinkedIn para receber mais conteúdos como esse. 😎

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